Вовед:
Во работењето, често се јавува потреба за фактурирање на комбинирани услуги и материјали, како што се монтажи, инсталации или консултантски услуги. Ова предизвикува специфични проблеми во евиденцијата, бидејќи материјалите и услугите се третираат различно во однос на нивната набавна цена, складирање и следење на профитот.
Овој документ нуди практични насоки и препораки за управување со овие предизвици, вклучувајќи ефикасни начини за евиденција на услуги, пресметка на разлика во цена и одвојување на материјалите од услугите при фактурирање.
Проблем: Како да се евидентираат услуги и материјали?
Во системите за фактурирање, материјалите (физички стоки) и услугите имаат различни начини на управување:
- Материјали: Нивната набавна цена лесно се пресметува преку фактури од добавувачи, со дополнителни трошоци како превоз и утовар.
- Услуги: Трошоците се многу потешко мерливи, бидејќи вклучуваат плати, канцелариски трошоци, обуки и други индиректни чинители. Тие не можат да се пресметаат прецизно на една фактура, туку бараат поширока анализа (на пр. месечно ниво).
Оваа разлика предизвикува тешкотии при евиденцијата и следењето на разликата во цена, особено ако материјалите и услугите се комбинираат во една фактура.
Решение: Евиденција на услуги и материјали
1. Дефинирање на услуги како посебни артикли
За детална евиденција, препорачуваме:
- Дефинирајте посебни шифри за секоја услуга (на пр. „Монтажа на ограда“, „Инженерски час“, „Техничарски час“ итн.).
- Одредете продажна цена по час или по услуга. Пофлексибилно е да користите цена по час.
- Услугите може да имаат стандардни цени во ценовник или да се внесуваат при фактурирање.
Цената може да се менува при фактурирање и може да биде предмет на попусти (рабати).
2. Општа ставка за услуги
Ако не ви е потребна детална евиденција, користете една општа ставка како „Услуга“ и додајте забелешка за конкретната активност.
- Во овој случај, цената се внесува директно при фактурирање, без потреба од дефиниција во ценовникот.
- За овие ставки не се води „залиха“, бидејќи станува збор за нематеријални артикли.
3. Услуги без залиха
Важно е услугите да се регистрираат како артикли без залиха.
- Ако фактурирате по часови, може да генерирате извештаи за вкупно фактурирани часови.
- Ако фактурирате целосни услуги, ваквите извештаи нема да бидат применливи.
Разлика во цена: Зошто не може да се пресмета директно за услуги?
Разликата во цена за услуги не може да се пресмета прецизно на ниво на фактура, како кај материјалите. Наместо тоа:
- Внесете просечна набавна цена за секоја услуга (на пр. просечен трошок по час).
- Оваа цена се утврдува во соработка со сметководител и може да ги вклучува сите релевантни трошоци (плати, режиски трошоци итн.).
За појасна евиденција, избегнувајте комбинирање на материјали и услуги на иста фактура.
Помошен магацин: Дали е вистинското решение?
Креирањето „помошен магацин“ за услуги може да ја комплицира работата. Фактурата е документ кој го евидентира излезот на стоки од магацин, и мешањето на материјали и услуги во магацин не е препорачливо.
Ако сакате одвоени евиденции:
- Создадете продажен магацин, каде што ќе ги префрлате материјалите и услугите пред фактурирање.
- Или, користете аналитички конта во сметководството за следење на приходите и трошоците.
Препораки за оптимизација:
- Користете детални или општи ставки за услуги, зависно од потребите.
- Евидентирајте услуги како нематеријални артикли без залиха.
- Пресметувајте разлика во цена за услуги на месечно ниво, во соработка со сметководството.
- За комбинирани фактури, користете хибридни извештаи кои комбинираат податоци од материјалното работење и сметководствените записи.
Заклучок:
Со правилна организација на евиденцијата, разликување на услугите од стоките и оптимизација на процесите, ќе можете да ги елиминирате проблемите со хибридно фактурирање. Овие практики ќе ви помогнат да добиете појасна слика за вашата заработка и финансиските текови.