Вовед:
Во работењето, често се јавува потреба за фактурирање на комбинирани услуги и материјали, како што се монтажи, инсталации или консултантски услуги. Ова предизвикува специфични проблеми во евиденцијата, бидејќи материјалите и услугите се третираат различно во однос на нивната набавна цена, складирање и следење на профитот.
Овој документ нуди практични насоки и препораки за управување со овие предизвици, вклучувајќи ефикасни начини за евиденција на услуги, пресметка на разлика во цена и одвојување на материјалите од услугите при фактурирање.


Проблем: Како да се евидентираат услуги и материјали?
Во системите за фактурирање, материјалите (физички стоки) и услугите имаат различни начини на управување:

  • Материјали: Нивната набавна цена лесно се пресметува преку фактури од добавувачи, со дополнителни трошоци како превоз и утовар.
  • Услуги: Трошоците се многу потешко мерливи, бидејќи вклучуваат плати, канцелариски трошоци, обуки и други индиректни чинители. Тие не можат да се пресметаат прецизно на една фактура, туку бараат поширока анализа (на пр. месечно ниво).

Оваа разлика предизвикува тешкотии при евиденцијата и следењето на разликата во цена, особено ако материјалите и услугите се комбинираат во една фактура.


Решение: Евиденција на услуги и материјали

1. Дефинирање на услуги како посебни артикли

За детална евиденција, препорачуваме:

  • Дефинирајте посебни шифри за секоја услуга (на пр. „Монтажа на ограда“, „Инженерски час“, „Техничарски час“ итн.).
  • Одредете продажна цена по час или по услуга. Пофлексибилно е да користите цена по час.
  • Услугите може да имаат стандардни цени во ценовник или да се внесуваат при фактурирање.

Цената може да се менува при фактурирање и може да биде предмет на попусти (рабати).


2. Општа ставка за услуги

Ако не ви е потребна детална евиденција, користете една општа ставка како „Услуга“ и додајте забелешка за конкретната активност.

  • Во овој случај, цената се внесува директно при фактурирање, без потреба од дефиниција во ценовникот.
  • За овие ставки не се води „залиха“, бидејќи станува збор за нематеријални артикли.

3. Услуги без залиха

Важно е услугите да се регистрираат како артикли без залиха.

  • Ако фактурирате по часови, може да генерирате извештаи за вкупно фактурирани часови.
  • Ако фактурирате целосни услуги, ваквите извештаи нема да бидат применливи.

Разлика во цена: Зошто не може да се пресмета директно за услуги?
Разликата во цена за услуги не може да се пресмета прецизно на ниво на фактура, како кај материјалите. Наместо тоа:

  • Внесете просечна набавна цена за секоја услуга (на пр. просечен трошок по час).
  • Оваа цена се утврдува во соработка со сметководител и може да ги вклучува сите релевантни трошоци (плати, режиски трошоци итн.).

За појасна евиденција, избегнувајте комбинирање на материјали и услуги на иста фактура.


Помошен магацин: Дали е вистинското решение?
Креирањето „помошен магацин“ за услуги може да ја комплицира работата. Фактурата е документ кој го евидентира излезот на стоки од магацин, и мешањето на материјали и услуги во магацин не е препорачливо.
Ако сакате одвоени евиденции:

  1. Создадете продажен магацин, каде што ќе ги префрлате материјалите и услугите пред фактурирање.
  2. Или, користете аналитички конта во сметководството за следење на приходите и трошоците.

Препораки за оптимизација:

  • Користете детални или општи ставки за услуги, зависно од потребите.
  • Евидентирајте услуги како нематеријални артикли без залиха.
  • Пресметувајте разлика во цена за услуги на месечно ниво, во соработка со сметководството.
  • За комбинирани фактури, користете хибридни извештаи кои комбинираат податоци од материјалното работење и сметководствените записи.

Заклучок:
Со правилна организација на евиденцијата, разликување на услугите од стоките и оптимизација на процесите, ќе можете да ги елиминирате проблемите со хибридно фактурирање. Овие практики ќе ви помогнат да добиете појасна слика за вашата заработка и финансиските текови.