Финансиските одобренија во комерцијалното работење се финансиски документи кои се изработуваат кога на некој комитент-купувач треба да се одобри износ во пари, без притоа да се наведуваат продукти во документите.
Употребата на овие документи е повеќекратна: одобрување поради направен зголемен промет, освоени бонуси од продажба, одобрување заради признаен кало-растур на стоката, одобрување поради неисправна или оштетена стока, итн.
Финансиските комерцијални одобренија се со негативен износ, ја намалуваат обврската или побарувањето.
По желба, при изработка на финансиското комерцијално задолжение може да се избере стапката на ДДВ, зависно од потребата: без данок, или некоја од стапките на ДДВ. Доколку се избере даночна стапка, ќе биде пресметан ДДВ и тој ќе биде позебно изразен во документот.
Битно е да се напомене дека финансиските одобренија во комерцијалното работење се документи кои се изразени само во пари, без количина. Но, ова не значи дека тие автоматски се појавуваат во сметководството. Треба да се прекнижат (со опцијата за прекнижување или рачно) во финансиски налог за да се појават на финансиската картичка на купувачот.
Напомена: Финансиските задолженија се „обратни“ документи од одобренијата. Нивната изработка е сосема иста, само што се наоѓаат во панелот за изработка на фактури..
Стартување на модулот за изработка на документите
Во главниот изборник „Испорака и фактурирање“, се избира „Сторно документи/Одобренија“
Поставување на филтерот на листата и отворање на нов документ
Листата на документи се филтрира така што прво се кликнува на табот на целните документи (бр.1). Потоа, од изборот на можни типови на документи, се избира типот „Финансиско одобрение“ (бр.2). Листата ќе се исфилтрира и ќе ги покаже само изработените финансиски одобренија (доколку има изработени).
За отпочнување на процесот на креирање на ново финансиско комерцијално одобрение, кликнете на копчето „Нов документ“ (бр.3), во горниот лев агол на екранот.
Креирање на нов документ
Со кликнување на копчето „Нов документ“, се појавува панел како на сликата. Во главниот дел на панелот (бр.1, со жолта позадина), внесете ги основните податоци за документот (полињата означени со црвена ѕвездичка се задолжителни):
- Комитент-купувач за кој се однесува одобрението
- Додатен опис на купувачот (не е задолжителен)
- Тип на документ: „Финансиско одобрение“
- Магацин: доколку се работи за одобрение поврзано со поврат/одобрување на стока, изберете го потребниот магацин, во спротивно главниот магацин
- Датум на документот
- Број на документот: може да се добие автоматски, со клик на „Додели број“, или рачно да се внесат двете полиња – Број и сериски број на документ. Доколку бројот се внесе рачно, ќе биде проверено дали таков број веќе постои. Ако постои, мора да се внесе друг
Конечно, кога ќе бидат внесени потребните параметри, се кликнува на „Креирај документ“ (бр.2) со што се поминува на внос на елементи од насловот на документот. Алтернативно, може да се кликне на „Креирај документ -> Ставки“, со што се поминува директно на внос на ставки.
Документот нема да биде креиран ако кликнете на „Затвори“ или притиснете ESC.
Наслов на документот
Во насловот на документот можат да се внесат или да се корегираат некои од податоците: Датумот на документот, да се промени купувачот, да се додели документот на одреден комерцијалист-референт.
Можно е да се внесат и забелешки на документот (бр.1): Интерната забелешка за внатрешна употреба, или додатниот опис кој ќе биде отпечатен под ставките на документот. Дали некоја од забелешките ќе се печати или не, контролирате со клик на иконките со принтери, поставени на десно од полињата за внос.
По завршетокот на вносот на податоците во насловот, преминувате на внос на ставки со клик на копчето „Внеси ставки“ (бр.2), во главниот изборник на врвот на панелот.
Внос на ставки
Избор на тип на книжење
Во горниот десен дел на панелот за внос на ставки се избира „продуктот“ со шифра FO – Финансиско одобрение (бр.1). Со клик на редот во листата, тој се префрла во десниот дел на панелот, каде што се внесуваат останатите податоци (објаснето подолу).
Напомена: Иако финансиското одобрение се појавува во листата на продукти, се работи за „квази-продукт“, за него не се води залиха, не се појавува во лагер листа, на попис, ниту во ценовник.
Внос на податоци во ставката
Во десниот панел на екранот се внесуваат параметрите на ставката:
- Стапка на ДДВ, при што може да се избере и 0%, што значи дека ДДВ нема да биде пресметан ниту прикажан на документот
- Вредност на одобрението, искажано во денари. Оваа сума е нето, без ДДВ (доколку имате избрано стапка различна од нула)
- Вредност со ДДВ – бруто вредност на одобрението. Ако овде се внесе сума, тогаш нето вредноста автоматски ќе биде пресметана
- Забелешка. Таа не се внесува директно во полето, туку со кликнување на иконката десно од него (бр.1)
Не кликајте на „Сними“ ако сакате да внесете забелешка.
Напомена: Модулот дозволува внос на повеќе ставки во документот, доколку е потребно
Внос на забелешка
Со клик на иконката за забелешка, се отвора едиторски панел за нејзин внос (бр.1). Во овој едитор се внесува основот за финансискиот документ. Тектот може и да се форматира, со употреба на копчињата во редот на врвот на едиторот. Откако ќе се заврши, се кликнува на црвеното копче со знакот Х.
Текстот може да биде и подолг, неколку параграфи ако е потребно.
Внесениот текст ќе биде прикажан при печатењето на документот.
Доколку не се внесе текст во ова поле, на документот ќе биде отпечатено „Финансиско одобрение“.
Со клик на копчето „Сними“ се снима ставката.
Изгледот на внесената ставка во долниот дел од екранот е следниот:
Печатење на документот
Документот се печати со избор од паѓачкото мени на врвот на екранот. Иако иницијално пишува „Сторно фактура“, со клик на триаголникот после текстот, се отвора мени со избор на печатење на Финансиско одобрение (бр.1). Кликнете на него.
Изгледот на документот е следниот. Деловите со податоци за купувачот и фирмата-издавач се намерно заматени на сликава, заради заштита на приватноста. Во реалноста, тие се печатат онака како е избрано при вносот.
