Синџири на изворни и целни документи
Концептот на изворни и целни документи е имплементиран во тендерското работење. Тоа значи дека за секој документ мора да постои изворен, и да се наведе кој е тој (очигледно, самиот тендер нема изворен документ).
Овој начин на работење создава т.н. синџири на документи и информации, кои произлегуваат еден од друг.
Со користењето на синџирите на документи се запазува следливоста на акциите и движењето на информациите низ процесот на работење. За да се гарантира овој принцип на следливост, за секој документ е задолжително наведување на неговиот извор.
Апликацијата во одредени програми не дозволува изработка на целен документ ако претходно не е избран изворниот.
Во горната шема, можат да се идентификуваат два синџири на документи:
1. Тендер → Порачка од купувач → Испратница → Фактура
2. Тендер → Испратница → Фактура
Тендер
Тендерот е документ со задолжителен внос. Во него се внесуваат сите елементи:
- Датум, рок на испорака (ако е испораката во повеќе наврати, тогаш првиот рок)
- Комитент
- Услови за плаќање и испорака
- Евентуално, attachment (приклучок) на скенирани документи
- Во ставките се внесуваат цените по кои ќе се издава фактурата (значи, продажните цени кои се договорени на тендерот)
- Во листата на документи за тендери има копче shortcut (кратенка), со кое може да се изработи Порачка од купувач или Испратница (во „Напредно“).
Порачка од купувач
Порачка од купувач е документ кој вообичаено се користи кога постојат тендери со продолжен рок на испорака, или кога купувачот одредува која количина кога сака да му биде испорачана.
Овој документ не е задолжителен, и од тендерот може директно да се премине на испратница.
Доколку се изработува, Порачката од купувачот задолжително мора да се врзе со Тендерот (со избор од листата на тендери).
Испратница
Испратница е документ кој влијае на залиха. Тој се изработува кога стоката треба да излезе од магацинот и ќе се испорачува на купувачот.
При изработка на испратница по тендер, задолжително се избира тендерот на кој се однесува (од листата на тендери).
Изворен документ за испратницата може да биде и Порачка од купувач, при што задолжително се избира според која порачка се врши испораката.
Фактура
Изворен документ за фактурата секогаш е Испратницата.
Фактурата е мулти-изворен документ, т.е. за една фактура можат да се наведат повеќе испратници според кои таа се изработува. Во овој случај, од насловот на фактурата, треба да се кликне „Мулти-изворен“ од менито и во новиот екран да се изберат изворните испратници.
Фактурата НЕ влијае на залихата, но се книжи во сметководството како побарување од купувач.
Преглед на исполнетост на тендер
Во овој преглед се добива слика за тоа до кој степен е извршена испораката на поединечните договорени продукти според тендерот.
Аналитиката е материјална – количинска.