Годишен попис: практикум за внос

Постојат два начини за вршење на попис и изработка на пописна листа:

(сите избори се во „Набавка/Попис/Интерни документи“ или посебно мени „Попис“)

Сите подолу објаснети операции се вршат во фискалната година која изминува! На пример: ако новата година е 2015, тогаш се внесува со избрана 2014!

1. Попис со реално броење на количини во магацинот

Фаза I: Броење и внос на пописот

1. Добивање на листи за попис
Се пушта програмот „Листи за вршење попис“. Со овој програм се печатат листите на кои потоа рачно се впишуваат избројаните количини во магацинот.
Листите за попис можат да се извадат на повеќе начини: со и без компјутерски количини, цени, вредности… и подредени по различни колони. Изберете го она што најмногу ви одговара

2. Внос на избројаните количини
Избројаните и рачно впишаните количини се внесуваат во програмот „Пописна листа“.
Се избира тип на документ „Контролна пописна листа“, се отвора нов документ во кој задолжително се внесува датум 31/12/2014 (т.е. годината која изминува). Иако е листата „контролна“, се работи за конечниот годишен попис.
Во Контролната пописна листа се внесуваат артиклите кои се избројани и нивните количини.
Доколку се работи за поголем магацин, потребно е пописните листи да се поделат во неколку дела, за да нема премногу артикли во некоја од нив. Правилото е да има до 120 артикли по листа. (Можно е да се внесат и сите артикли во една листа, но таа станува тешка за одржување и поправање. Направете како мислите дека ви е најпогодно).

3. Список на пописни листи
Пописот на внесени контролни пописни листи може да се добие со „Список на пописни листи“.

Фаза II: Контрола на пописот

Во оваа фаза се врши споредување на состојбата на залихата во системот (компјутерска залиха) со реално избројаните количини на пописот)

1. Обработка на пописот
Се пушта програмот „Обработка на попис“.
Со овој програм се создава лагер листа во системот, и паралелно на неа се поставуваат количините кои се избројани при попис.
Внимание! Овој програм се пушта одново после секоја поправка во пописна листа или внос на документ со датум пред пописот.

2. Корекција на пописот
Се вади извештајот „Кусок-вишок листи по попис“.
Во прегледот ќе се појават сите разлики (кусоци или вишоци) помеѓу компјутерски пресметаната залиха (лагер листата) и избројаниот попис. Овие разлики можат да се поправат со одобренија или задолженија. Често се случува разлики да се појават и поради заборавен или невнесен документ (приемница, фактура, итн.).
Во други случај, може да биде дека дел од стоката е оштетена, украдена, едноставно ја нема на залиха, или ја има повеќе од потребното.

3. Записници по попис
Состојбата на залихата може да се корегира со внос на „Записници по попис“ – документи за кусок, вишок или кало-растур. Постои и „Список на записници по попис“ – листа на изработени записници, за да се комплетира пописната документација.

4. Циклус на обработка на попис
Откако ќе се внесат потребните документи со кои се порамнува залихата, задолжително одново се пушта „Обработка на попис“, па потоа „Кусок-вишок листи“.
Процесот на внос на документи, обработка и извлекување со листи се повторува сѐ додека не се добие задоволителен резултат во пописот.

5. Финансиски разлики
Доколку залихата/пописот ги водите и вредносно, на располагање е и преглед за финансиски разлики по попис. Практично, тоа е кусокот и/или вишокот помножен со просечната набавна цена на 31-12-претходна година.

Фаза III: Ефектуирање на пописот

Откако ќе се завршат претходните фази, и пописот ќе се сведе на реалната состојба, се врши конверзија на Контролната пописна листа во Годишна почетна пописна листа (во новата фискална година).
Ова се прави со програмата „Изработка на пописна листа од внесен контролен попис“. По стартувањето, се избира Контролниот попис со датум 31 декември (претходна година) и се извлекува прегледот („Продукти во попис“). Потоа, со клик на „Изработи попис“, автоматски се добива почетниот попис во следната година.
Доколку процесот се повтори, ќе биде препокриена претходната состојба.

2. Попис со автоматско префрлање на залихата, без броење

Овој попис се врши така што како контролен попис на 31/12-претходна година се зема залихата по лагер листа.
Доколку сметате дека тоа е точна состојба, таа ќе биде автоматски впишана како почетна во следната година.

• „Магацин“ – се внесува магацинот за кој е пописот.
• „Документ репер“ – тип на документ од кој почнува да се ‘брои’ материјалната состојба во магацинот. Може да биде Почетен или Контролен попис. Количината која ќе се впише во документот ќе биде сума од репер документот и залихата од прометот до датумот које во полето ‘Промет до’.
  Ако сте немале контролни пописи во текот на годината, тоа е почетниот попис од претходната година.
• „Датум репер“ – Доколку постојат повеќе репер документи со различни датуми, се избира датумот на оној документ кој сакаме да го користиме.
• „Подредено“ – начин на подредување на добиената пописна листа.

Се клика на „Продукти со залиха“ (бр.1) и откако ќе се извлече, на „Изработи документи“ (бр.2).
Ако програмата се пушта повторно, ќе се препокрие претходно генерираната пописна листа.